Wo lohnt sich KI in Ihrem Unternehmen? So finden Sie sinnvolle Einsatzmöglichkeiten

„Wir möchten KI einsetzen“ beschreibt noch kein Geschäftsproblem. Besser sind konkrete Fragen: Wo entsteht heute viel manuelle Arbeit? An welcher Stelle müssen Beschäftigte Informationen suchen, übertragen, prüfen oder zusammenfassen? Welche Aufgabe lässt sich klar eingrenzen?

Dabei sollte KI nur eine von mehreren Optionen sein. Für jede Aufgabe kommen mindestens vier Wege infrage:

• den Prozess vereinfachen oder klare Regeln festlegen,
• eine Funktion der vorhandenen Software nutzen,
• Beschäftigte durch KI unterstützen,
• die Aufgabe vorerst nicht angehen.

KI-Unterstützung bedeutet hier, dass ein System einen Entwurf, eine Einordnung oder einen Suchvorschlag liefert. Ein Mensch kann das Ergebnis anschließend prüfen. Das ist etwas anderes als eine vollständig automatisierte Entscheidung.

Ich schlage die folgenden sieben Fragen für Ihre interne Diskussion vor. Behandeln Sie die Antworten als Gesprächsnotizen, nicht als geprüftes Bewertungssystem oder Nachweis für einen wirtschaftlichen Nutzen.

Beschreiben Sie zuerst den unerwünschten Zustand. „Anfragen werden manuell aus mehreren Dokumenten zusammengestellt“ ist greifbarer als „Der Vertrieb braucht KI“.

Ergänzen Sie, welches Ergebnis Sie erreichen möchten. Das kann eine kürzere Suchstrecke, ein einheitlicher Entwurf oder eine besser nachvollziehbare Übergabe sein. Formulieren Sie zunächst ein Ziel, keine garantierte Wirkung.

Eine Aufgabe kann täglich, wöchentlich oder nur wenige Male pro Jahr anfallen. Notieren Sie die Häufigkeit für Ihre Diskussion. Leiten Sie daraus allein noch keine Entscheidung für KI ab.

Erfassen Sie möglichst einen nachvollziehbaren Zeitraum, zum Beispiel die Zahl entsprechender Vorgänge in den letzten vier Wochen. Falls keine Auswertung vorliegt, kennzeichnen Sie die Angabe als Schätzung.

Gemeint ist die Zeit, in der eine Person tatsächlich sucht, überträgt, formuliert oder prüft. Wartezeiten sollten getrennt notiert werden.

Häufigkeit mal aktive Zeit ergibt höchstens eine grobe Sicht auf den heutigen Aufwand. Das Ergebnis ist keine mögliche Einsparung. Prüfen Sie gesondert, welcher Aufwand für Kontrolle, Rückfragen und Sonderfälle im vorgeschlagenen Ablauf anfallen würde.

Practical Tip: Schreiben Sie drei Aufgaben gemeinsam auf ein Blatt und prüfen Sie alle mit denselben sieben Fragen. Ich empfehle, zunächst nur kurze Stichworte einzutragen. Markieren Sie anschließend, wo sich Ihre Notizen unterscheiden und welche Angaben noch fehlen.

Prüfen Sie, worauf eine mögliche Unterstützung zugreifen müsste. Das können Anfragen, technische Datenblätter, frühere Angebote, Serviceberichte, Zeichnungen oder interne Arbeitsanweisungen sein.

Entscheidend ist nicht nur, ob Dokumente existieren. Stellen Sie auch Fragen zu Aktualität, Struktur, Zugriffsrechten und Widersprüchen. Eine Wissensgrundlage ist beispielsweise wenig belastbar, wenn mehrere Versionen einer Arbeitsanweisung gleichzeitig im Umlauf sind.

Ein KI-Ergebnis sollte nicht isoliert betrachtet werden. Fragen Sie, wer es kontrolliert, wie die Prüfung abläuft und welche Unterlagen dafür benötigt werden.

Wenn die Kontrolle fast so aufwendig wäre wie die heutige Bearbeitung, sollte dieser Punkt in der Bewertung sichtbar bleiben. Möglicherweise eignet sich dann eine einfache Regel oder eine bessere Suchfunktion eher als KI-Unterstützung.

Ein unpassender Formulierungsvorschlag für eine interne Notiz ist anders zu bewerten als eine falsche technische Angabe in einem Angebot. Notieren Sie deshalb konkret, wer oder was von einem Fehler betroffen wäre.

Mögliche Prüffragen sind: Entsteht nur zusätzliche Nacharbeit? Könnte eine Kundenentscheidung beeinflusst werden? Wären Preise, Termine, technische Spezifikationen oder sicherheitsrelevante Angaben betroffen?

Für jede betrachtete Aufgabe sollte erkennbar sein, wer den Prozess verantwortet. Klären Sie außerdem, wer Ergebnisse freigeben darf und wer bei unklaren Fällen entscheidet.

Fehlt diese Zuordnung, empfehle ich, nicht vorschnell über eine technische Umsetzung zu sprechen. Zuerst sollte der gewünschte Ablauf einschließlich Prüfung und Übergabe beschrieben werden.

Practical Tip: Tragen Sie bei unbekannten Voraussetzungen ein Fragezeichen ein, statt einen Punktwert zu erfinden. Das Fragezeichen wird anschließend zur konkreten Prüfaufgabe, etwa: „Sind die letzten Serviceberichte vollständig auffindbar?“

Für eine erste Einordnung können Sie jede Aufgabe in vier Felder einteilen:

1. Weiter prüfen: Problem, heutiger Aufwand und Verantwortlichkeit sind ausreichend klar.
2. Voraussetzungen klären: Die Idee erscheint relevant, aber Daten, Prüfweg oder Fehlerfolgen sind offen.
3. Anders lösen: Eine Prozessänderung, klare Regel oder vorhandene Software erscheint als einfachere Option.
4. Vorerst stoppen: Das Problem ist zu unklar oder der mögliche Nutzen steht nicht in einem sinnvollen Verhältnis zum Prüf- und Umsetzungsaufwand.

Nutzen Sie diese Einteilung als Vorschlag für das nächste Gespräch, nicht als mathematisch ermittelte Rangliste.

Ich empfehle, mögliche KI-Einsatzfelder nicht nach Neuheitswert auszuwählen. Beginnen Sie mit dem Geschäftsproblem, dem heutigen Arbeitsablauf und den verfügbaren Wissensgrundlagen. Vergleichen Sie anschließend KI mit einfacheren Alternativen.

Nicht jede untersuchte Aufgabe muss in ein KI-Vorhaben münden. Eine begründete Entscheidung gegen eine Idee kann ebenso wertvoll sein wie ein klar abgegrenzter nächster Schritt.

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