Dateninventur vor der Angebotsautomatisierung: 8 Prüffelder für den Workshop

Vor einem Pilot zur Angebotsautomatisierung sollte klar sein, mit welchen Informationen der Prozess tatsächlich arbeitet. Dazu gehören nicht nur Kunden- und Produktdaten. Ebenso wichtig sind Originalunterlagen, Dokumentversionen, kaufmännische Angaben, Zuständigkeiten und die Übergaben zwischen bestehenden Systemen.

Diese Dateninventur liefert dafür eine praktische Arbeitsunterlage. Im Workshop wird ein konkreter Angebotsvorgang anhand von acht Prüffeldern betrachtet: Was kommt herein? Welche Angaben werden ergänzt? Woher stammen Produkt- und Preisinformationen? Wer entscheidet? Und an welchen Stellen wechselt der Vorgang zwischen Personen oder Systemen?

Das folgende Trixner-Arbeitsmodell ist kein allgemeingültiger Standard. Es ist eine redaktionelle Checkliste, mit der ein Unternehmen den eigenen Ablauf strukturiert betrachten kann. Jede Prüfdimension endet deshalb mit Fragen – nicht mit einer fertigen Vorgabe.

Für die Bestandsaufnahme wird ein realer, repräsentativer Angebotsvorgang ausgewählt. Im ersten Durchgang geht es nicht um die perfekte Lösung. Gesucht werden die Informationen, Entscheidungen und Übergaben, die heute tatsächlich vorkommen.

Für jede Station werden vier einfache Zustände verwendet:

• Vorhanden: Die Information ist eindeutig benannt und auffindbar.
• Unklar: Es gibt mehrere mögliche Quellen oder unterschiedliche Auslegungen.
• Fehlt: Die Information ist im gewählten Vorgang nicht verfügbar.
• Nicht relevant: Die Information wird für diese Anfrageart bewusst nicht benötigt.

So entsteht kein theoretisches Datenmodell, sondern ein Arbeitsbild des aktuellen Prozesses.

Am Anfang steht die Frage, über welche Wege eine Anfrage eingeht und was als Original erhalten bleiben soll. Das können zum Beispiel E-Mail, Formular, persönliches Gespräch oder ein bestehendes Kundenportal sein. Anhänge werden getrennt betrachtet, weil eine Nachricht mehrere Dokumentarten enthalten kann.

• Über welche Kanäle kann ein Vorgang beginnen?
• Welche Nachricht oder Datei gilt als unverändertes Original?
• Wie werden spätere Ergänzungen demselben Vorgang zugeordnet?
• Welche Dateiformate sollen verarbeitet, nur abgelegt oder manuell geprüft werden?
• Woran erkennt die bearbeitende Person, dass neue Unterlagen eingetroffen sind?

Als Nächstes wird festgelegt, welche Angaben den geschäftlichen Kontext beschreiben. Eine Vorgangsnummer kann dabei eine sinnvolle Option sein. Ebenso möglich ist zunächst eine andere eindeutige Zuordnung, solange sie im eigenen Ablauf nachvollziehbar bleibt.

• Wie werden Unternehmen, Ansprechpartner und Lieferadresse unterschieden?
• Welche bestehende Kunden- oder Projektreferenz soll übernommen werden?
• Welche Sprache und welcher Kommunikationsweg sind vorgesehen?
• Welche Angaben dürfen automatisch übernommen werden, welche brauchen eine Sichtprüfung?
• Wie wird mit neuen Kontakten oder nicht eindeutig zuordenbaren Absendern umgegangen?

Diese Dimension beschreibt, was angefragt wird. Die notwendigen Merkmale werden aus dem eigenen Produkt- und Leistungsangebot abgeleitet. Für einen Pilot genügt eine begrenzte Anfrageart mit einem überschaubaren Merkmalsatz.

• Welche Produktgruppe oder Leistung ist gemeint?
• Welche Merkmale müssen für die fachliche Prüfung vorliegen?
• Welche Varianten können miteinander verwechselt werden?
• Welche Kundenvorgaben sind zwingend zu beachten?
• Welche Angaben dürfen niemals geraten oder aus ähnlichen Vorgängen übernommen werden?

Ein fehlender Wert bleibt in diesem Modell sichtbar. Er wird als offene Frage weitergegeben, statt sprachlich ergänzt zu werden.

Dokumente werden nicht nur nach ihrem Dateinamen betrachtet. Für die Bearbeitung können zusätzliche Merkmale hilfreich sein: Dokumentart, Bezug zum Vorgang, Freigabestatus oder der im Unternehmen verwendete Versionshinweis. Welche davon sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Ablauf ab.

• Welche Dokumentarten kommen im gewählten Prozess vor?
• Wie wird eine neue Fassung von einer Ergänzung unterschieden?
• Wer entscheidet bei widersprüchlichen Angaben, welche Fassung verwendet wird?
• Welche Unterlagen müssen gemeinsam geprüft werden?
• Wie werden ersetzte Unterlagen weiterhin nachvollziehbar gehalten?

Technische und kaufmännische Informationen sollten in der Bestandsaufnahme getrennt sichtbar sein. Dadurch lässt sich später festlegen, wer welche Angaben prüfen darf und aus welcher freigegebenen Quelle sie stammen sollen.

• Welche Menge, Einheit und Staffelung werden benötigt?
• Welcher gewünschte Termin und welcher Lieferort wurden genannt?
• Welche Preis- oder Konditionsquelle soll herangezogen werden?
• Welche Annahmen sind zulässig und wie werden sie kenntlich gemacht?
• Welche Angaben dürfen erst nach einer kaufmännischen Freigabe in den Entwurf?

Für jeden Entscheidungspunkt wird eine verantwortliche Rolle benannt. Gemeint ist nicht zwingend eine einzelne Person. Wichtig ist, dass im gewählten Prozess klar wird, wer prüfen, ergänzen, freigeben oder zurückweisen soll.

• Wer übernimmt die erste Sichtung?
• Wann werden Vertrieb, Technik, Einkauf oder Kalkulation einbezogen?
• Welche Entscheidung braucht eine namentliche Freigabe?
• Was passiert, wenn die zuständige Rolle nicht verfügbar ist?
• Welche Informationen braucht die prüfende Person für eine belastbare Entscheidung?

Nun wird der Weg der Informationen zwischen den bestehenden Werkzeugen aufgezeichnet. Dabei geht es zunächst um Beobachtung: Wo wird gelesen, wo ergänzt, wo kopiert und wo neu erfasst?

Die Tabelle ist eine Vorlage. Systemnamen und Rollen werden durch die tatsächliche Landschaft des Unternehmens ersetzt.

Zum Schluss werden Fälle gesammelt, die nicht automatisch weiterlaufen sollen. Eine gute Bestandsaufnahme beschreibt deshalb nicht nur den Normalweg, sondern auch Unsicherheit und Abbruch.

• Welche fehlenden Angaben lösen eine Rückfrage aus?
• Welche Widersprüche müssen an eine Fachrolle eskaliert werden?
• Welche Dokumente oder Produktgruppen bleiben zunächst vollständig manuell?
• Wie wird ein unklarer Fall markiert und später wieder aufgenommen?
• Welche Information muss im Prüfprotokoll erhalten bleiben?

Für einen ersten Workshop kann jede Prüfdimension in einer Zeile erfasst werden:

Aus den offenen Punkten wird anschließend eine kurze Klärungsliste. Erst danach wird entschieden, welcher Teil des Prozesses mit Regeln, Suche, einem Workflow oder KI unterstützt werden soll.

Die Bestandsaufnahme schafft eine gemeinsame Sicht auf Daten, Dokumente, Rollen und Übergaben. Sie verspricht noch keine Automatisierung. Sie zeigt aber, welche Fragen vor einem Pilot beantwortet werden sollten und an welchen Stellen eine kontrollierte Unterstützung denkbar ist.

Weiterführend: Wie diese geklärte Datenbasis später in einen durchgängigen Ablauf einfließen kann, zeigt der Beitrag Technische Kundenanfragen automatisieren: Vom E-Mail-Eingang zum prüfbaren Angebotsentwurf.

Wer den eigenen Ablauf anhand eines konkreten Vorgangs durchgehen möchte, findet unter Daten- & KI-Readiness den passenden nächsten Schritt. Gemeinsam lässt sich daraus eine priorisierte Klärungsliste und ein realistisch begrenzter Pilot ableiten.