Daten für KI vorbereiten
Daten für KI vorbereiten: Erst aufräumen, dann starten.
Im Ordner liegen drei Fassungen desselben Handbuchs, und keiner weiß, welche gilt. Bevor eine KI Ihre Dokumente nutzt, muss klar sein: Was ist aktuell, was stimmt, wer darf was sehen? Wir sehen uns Ihre Ablagen an und sagen Ihnen, was vorher aufgeräumt werden muss und was schon reicht.
Welche Version gilt?
Stimmt, was drinsteht?
Wer darf was sehen?
Womit die KI anfängt
Was Sie bekommen
Sie wissen, was die KI nutzen kann und was vorher weg muss.
Überblick
Wo Ihr Wissen liegt
Welche Ordner, Laufwerke und Systeme für die geplante KI wichtig sind und was dort tatsächlich liegt.
Aufräumliste
Was weg muss, was bleibt
Doppelte und veraltete Fassungen, fehlende Verantwortliche, unklare Zugriffsrechte. Sortiert nach Wichtigkeit.
Startpaket
Womit die KI anfangen kann
Welche Unterlagen schon reichen und für eine Wissensdatenbank freigegeben werden können.
Ihr Aufwand
Jemand, der die Ablagen kennt
Eine Person aus dem Fachbereich und jemand mit Zugang zu den Systemen. Den Umfang legen wir vorher fest.
Das Aufräumen nach der Liste übernimmt Ihr Team, auf Wunsch unterstützen wir dabei. Der Preis hängt von der Zahl der Ablagen und Systeme ab. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Zeitplan, Preis und dem, was Sie am Ende in der Hand haben.
So sieht das aus
Vorher drei Fassungen, nachher eine, die gilt.
Ein Beispiel aus einem Service-Ordner, mit Musterdaten: so sieht er aus, wenn die Aufräumliste abgearbeitet ist. Fachlich heißt diese Arbeit Datenaufbereitung für RAG, also für eine KI, die in Ihren Dokumenten nachschlägt.
„Welche Wartungsanleitung gilt denn jetzt?“
Wartungshandbuch P200, Fassung 2025.Verantwortlich: Service-Leitung
Ältere Fassungen wandern ins Archiv und kommen nicht in die Wissensdatenbank.
Die zwei Ersatzteillisten weichen voneinander ab. Der Einkauf klärt, welche stimmt.
Festgehalten: Die interne Preisliste darf nur der Vertrieb sehen, auch über die KI.
Beispiel mit Musterdaten. Welche Fragen Sie vor dem Start klären sollten, zeigt unser Artikel zu den Daten vor dem ersten Piloten.
So läuft es ab
In vier Schritten zu Unterlagen, mit denen eine KI arbeiten kann.
01
Ablagen ansehen
Wir sehen uns mit Ihnen an, wo das Wissen für die geplante KI liegt.
02
Prüfen
Was ist aktuell, was doppelt, wer ist zuständig, wer darf was sehen?
03
Aufräumliste
Sie bekommen die Liste: was weg muss, was bleibt, wer was pflegt.
04
Start festlegen
Wir legen fest, mit welchen Unterlagen die Wissensdatenbank startet.
Passt das zu Ihnen?
Daten vorbereiten lohnt sich, wenn …
Fassungen
… es mehrere Fassungen gibt
und niemand sicher sagen kann, welche gilt.
Ablageorte
… Wissen an vielen Orten liegt
in Laufwerken, E-Mails, SharePoint, CRM oder in einzelnen Köpfen.
Zuständigkeit
… unklar ist, wer was pflegt
und wer welche Unterlagen sehen darf.
Wer dahintersteht
Vorbereitet von dem, der die Wissensdatenbank auch baut.
Wir wissen aus der Umsetzung, welche Unterlagen eine KI braucht. Deshalb prüfen wir nicht für die Schublade.
Bereits im Einsatz
Ein echtes Projekt
Für APIORIUM läuft ein mehrsprachiger Website-Chatbot mit eigener Wissensbasis.
Persönlich
Martin Trixner
Entwickelt seit 2002 Software und Schnittstellen und ist zertifizierter AI-Automations-Manager.
Ehrlich
Manchmal reicht weniger
Sind Ihre Unterlagen schon in Ordnung, sagen wir Ihnen das. Dann starten Sie direkt mit dem Piloten der Wissensdatenbank.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Datenvorbereitung für KI.
Müssen wir alle Daten aufräumen?
Nein. Nur den Bereich, mit dem die KI starten soll, zum Beispiel die Service-Unterlagen. Der Rest kann später folgen.
Was ist RAG?
Eine KI, die zuerst in Ihren Dokumenten nachschlägt und dann antwortet. Wie gut das klappt, hängt direkt davon ab, wie aktuell und eindeutig diese Dokumente sind. Auch mit guten Unterlagen kann eine KI danebenliegen, deshalb wird vor dem Start mit Ihren Fragen getestet.
Wer sieht unsere Unterlagen?
Welche Ablagen und Zugänge wir brauchen, legen wir vorher gemeinsam fest. Ohne ausdrückliche Vereinbarung gehen Ihre Unterlagen nicht an externe KI-Dienste.
Was kostet das?
Das hängt von der Zahl der Ablagen, Systeme und Beteiligten ab. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot.
Nächster Schritt
Wo liegt bei Ihnen das Wissen, das eine KI nutzen soll?
Erzählen Sie uns in 30 Minuten davon. Wir sagen Ihnen, ob vorher aufgeräumt werden muss oder ob Sie direkt starten können. Persönlich mit Martin Trixner, kostenlos und unverbindlich.