KI-Automatisierung im Service
Serviceanfragen automatisieren: Die KI bereitet vor, Ihr Team gibt frei.
Störung, Ersatzteil, Wartungstermin: Jede Anfrage landet vorsortiert beim richtigen Kollegen, mit Kundendaten und Antwortentwurf. Statt Mails zu sortieren, prüft Ihr Team und schickt ab.
Text, PDF oder Foto
Anliegen, Produkt, Kundendaten
Antwort, Rückfrage oder Ticket
Was Sie bekommen
Ihr Team antwortet, statt Mails zu sortieren.
Sortiert
Jede Anfrage am richtigen Platz
Die KI erkennt Anliegen, Produkt und Dringlichkeit, auch aus PDFs und Fotos im Anhang.
Ergänzt
Kundendaten sind schon da
Kunde, Anlage und offene Vorgänge holt der Ablauf aus CRM, ERP oder Ticketsystem. Ihr Team muss nicht mehr suchen.
Vorbereitet
Antwort oder Rückfrage als Entwurf
Fehlt die Seriennummer, liegt die Rückfrage an den Kunden schon fertig bereit.
Unter Kontrolle
Ihr Team gibt frei
Unklare oder heikle Fälle landen mit Begründung bei einem Menschen. Die KI verschickt nichts allein.
So sieht das aus
Eine E-Mail mit Foto. Ein fertig vorbereiteter Vorgang.
Ein Kunde meldet eine Störung und schickt ein Foto vom Typenschild mit. Feste Regeln erledigen das Eindeutige, die KI liest Text und Bild. Was hinausgeht, entscheidet Ihr Team.
„Unsere Anlage zeigt seit heute früh Fehler E17 und steht. Können Sie jemanden schicken?“
Störung, Anlage steht: hohe Dringlichkeit.Aus E-Mail und Fehlerprotokoll
Seriennummer vom Typenschild, Kunde und Wartungsvertrag aus dem CRM.Foto und Kundendaten
Der Ansprechpartner vor Ort fehlt. Die Rückfrage an den Kunden ist vorbereitet.
Der Servicetechniker prüft und schickt ab. Die KI sendet nichts allein.
Beispiel mit Musterdaten, keine Kundenreferenz. Wann feste Regeln reichen und wann KI dazukommt, zeigt unsere Entscheidungshilfe zu KI-Agenten und Automatisierung.
So läuft es ab
In vier Schritten zum laufenden Piloten.
01
Anfragen ansehen
Wir sehen uns echte Anfragen aus Ihrem Postfach an: Was kommt oft, was fehlt meistens?
02
Regeln festlegen
Was erledigt eine feste Regel, wo hilft KI, wer gibt frei?
03
Pilot testen
Ausgewählte Anfragearten laufen durch, Ihr Team prüft jedes Ergebnis.
04
Entscheiden
Zeitgewinn und Korrekturen auswerten, dann ausbauen, nachbessern oder stoppen.
Passt das zu Ihnen?
KI-Automatisierung lohnt sich, wenn …
Menge
… täglich ähnliche Anfragen kommen
Störungen, Ersatzteile, Wartung: Das Muster wiederholt sich, nur die Details ändern sich.
Systeme
… die Daten schon irgendwo stehen
Kunden, Anlagen und Verträge liegen in CRM, ERP oder Ticketsystem und sind dort abrufbar.
Prüfung
… jemand die Ergebnisse prüft
Eine Person aus dem Service gibt frei und sagt, was nicht gepasst hat.
Dasselbe Prinzip funktioniert auch anderswo:
Technische Anfragen bis zum Angebot
Wer dahintersteht
Beratung und Umsetzung aus einer Hand.
Sie sprechen mit dem, der Ihren Ablauf auch baut.
Im Eigenbetrieb getestet
61 von 61 Rechnungsnummern
In einem Test mit eigenen Belegen hat der Ablauf alle 61 Rechnungsnummern richtig ausgelesen. Gemessen wurden nur die Nummern.
Persönlich
Martin Trixner
Entwickelt seit 2002 Software und Schnittstellen und ist zertifizierter AI-Automations-Manager.
Ehrlich
Auch ohne KI, wenn das reicht
Reicht eine feste Regel, bauen wir keine KI ein. Das ist günstiger und leichter zu pflegen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung im Service.
Schickt die KI Antworten selbst an Kunden?
Nein, nicht ohne Ihre Freigabe. Ob einfache Fälle später automatisch hinausgehen dürfen, entscheiden Sie nach dem Piloten. Für dringende Störungen legen wir einen eigenen Meldeweg fest, damit nichts liegen bleibt, falls die KI falsch einstuft.
Mit welchen Systemen funktioniert das?
Mit Outlook oder einem anderen Postfach, Webformularen und CRM-, ERP- oder Ticketsystemen mit Schnittstelle. Das prüfen wir vor dem Start.
Wo landen unsere Kundendaten?
Kundendaten gehen ohne ausdrückliche Vereinbarung nicht an externe KI-Dienste. Wo die KI läuft, legen wir vorher gemeinsam fest.
Was kostet das?
Das hängt von Anfragearten, Systemen und Menge ab. Nach einem Blick auf echte Anfragen bekommen Sie ein schriftliches Angebot, Entwicklung und Betrieb getrennt ausgewiesen.
Nächster Schritt
Wie viele Service-Mails sortiert Ihr Team jeden Tag von Hand?
Bringen Sie drei typische Anfragen mit, gern anonymisiert. In 30 Minuten klären wir, was sich automatisieren lässt und wie ein Pilot aussieht. Persönlich mit Martin Trixner, kostenlos und unverbindlich.