Beispiel · Firmeninterne KI-Systeme
Interne KI-Systeme für unternehmensspezifische Fachprozesse.
Ihr Team prüft jeden Vorgang in drei Programmen: Unterlagen in der Dokumentenablage, Stammdaten im ERP, Notizen im Postfach. Ein firmeninternes KI-System holt die Daten aus den angebundenen Programmen in eine Ansicht, prüft das Eindeutige nach Ihren Regeln und legt Ihrem Team die Entscheidung fertig vorbereitet vor.
Aufgaben, Quellen, Status und Freigaben in einer Oberfläche.
Prüfen, recherchieren, vorbereiten
DMS, CRM, ERP, API
Was Sie bekommen
Was ein internes KI-System Ihrem Team abnimmt.
Eine Ansicht
Alles zum Vorgang an einem Platz
Unterlagen aus dem DMS, Daten aus ERP und CRM, Notizen und Status. Was angebunden ist, sieht Ihr Team in einer Ansicht.
Feste Regeln
Das Eindeutige prüft die Anwendung
Vollständigkeit, Fristen und Grenzwerte prüft sie nach Ihren Regeln, jedes Mal gleich.
KI
Dokumente gelesen, Abweichungen markiert
Die KI sucht passende Stellen und bereitet Entwürfe vor, mit Quelle. Sie kann sich verlesen oder etwas übersehen, deshalb prüft Ihr Team.
Freigabe
Ihr Team entscheidet
Unklare Fälle kommen mit Begründung zur zuständigen Person. Erst nach der Freigabe geht etwas zurück ins ERP.
So sieht das aus
Lieferunterlagen prüfen: vorher drei Programme, jetzt eine Ansicht.
Zur ersten Lieferung eines neuen Lieferanten kommen Zertifikat und Prüfzeugnis. Die Anwendung holt beide aus dem DMS und die Bestellung aus dem ERP. Feste Regeln prüfen Fristen, die KI liest die Dokumente. Entscheiden tut Ihre Qualitätssicherung.
„Bestellt: Rundstahl S355, 2 Tonnen. Lieferung kommt Donnerstag.“
Zertifikat liegt vor, Ablaufdatum 31.01.2027 nicht überschritten.Feste Regel: Norm und Datum
Das Prüfzeugnis zur Lieferung nennt S235, bestellt ist S355.Fundstelle: Prüfzeugnis, Seite 1
Die Rückfrage an den Lieferanten liegt als Entwurf bereit.
Die Qualitätsprüferin entscheidet über die Lieferung. Erst dann geht der Status ins ERP.
Beispiel mit Musterdaten, keine Kundenreferenz. Wann feste Regeln reichen und wann KI dazukommt, zeigt unsere Entscheidungshilfe zu KI-Agenten und Automatisierung.
So läuft es ab
In vier Schritten zur ersten nutzbaren Version.
01
Ablauf ansehen
Wir sehen uns einen echten Vorgang an: Wer macht was, in welchem Programm, wo hakt es?
02
Umfang festlegen
Was erledigen feste Regeln, wo hilft KI, wer gibt frei, was gehört bewusst nicht dazu?
03
Pilot bauen
Eine erste Version läuft mit echten Fällen, Ihr Team prüft jedes Ergebnis.
04
Entscheiden
Nutzen, Korrekturen und Pflegeaufwand auswerten, dann ausbauen, nachbessern oder stoppen.
Passt das zu Ihnen?
Standardsoftware, Automatisierung, Wissensdatenbank oder internes KI-System?
Standardsoftware
Wenn Ihr Ablauf üblich ist
Passt ein fertiges Programm, ist das meist günstiger. Dann sagen wir Ihnen das.
Automatisierung
Wenn feste Regeln reichen
Eindeutige Eingaben, klare Bedingungen, kein eigenes Programm nötig.
Wissensdatenbank
Wenn Ihr Team vor allem Antworten sucht
Fragen in eigenen Worten, Antworten aus Ihren Dokumenten, mit Fundstelle.
Internes KI-System
Wenn Prüfen, Suchen und Entscheiden zusammenkommen
Eigene Regeln, mehrere Systeme und eine Freigabe durch Ihr Team.
Unterlagen verstreut oder Zugriffsrechte unklar? Dann zuerst Ordnung schaffen. Oder ein fertiges Beispiel aus dem Vertrieb ansehen:
Wer dahintersteht
Beratung und Umsetzung aus einer Hand.
Sie sprechen mit dem, der Ihr internes KI-System auch baut.
Im Eigenbetrieb getestet
61 von 61 Rechnungsnummern
In einem Test mit eigenen Belegen hat der Ablauf alle 61 Rechnungsnummern richtig ausgelesen. Gemessen wurden nur die Nummern.
Bereits im Einsatz
Ein echtes Projekt
Für APIORIUM läuft ein mehrsprachiger Website-Chatbot mit eigener Wissensbasis.
Persönlich
Martin Trixner
Entwickelt seit 2002 Software und Schnittstellen und ist zertifizierter AI-Automations-Manager.
Details für IT und Projektleitung
Was hinter einem internen KI-System steckt.
Für alle, die es genauer wissen wollen: Aufbau, Rechte, Betrieb und Erfolgsmessung. Zum Aufklappen.
Wie ist ein internes KI-System aufgebaut?
Aus drei Teilen. Eine Oberfläche, in der Ihr Team Aufgaben, Quellen, Status und Freigaben sieht. Die Fachlogik, in der feste Regeln und KI-Aufgaben getrennt sind und Fälle ohne eindeutiges Ergebnis zur Prüfung markiert werden. Und die Anbindung an DMS, CRM, ERP, Datenbanken und Schnittstellen, mit den Berechtigungen, die dort schon gelten.
Wer darf was, und was wird festgehalten?
Die Rechte aus Ihren Programmen übernehmen wir nicht blind, sondern bauen sie nach und testen sie vor dem Start, auch für Suchindex und Protokolle. Eingaben, verwendete Quellen, Vorschläge, Korrekturen und Freigaben werden protokolliert. Wichtige oder unsichere Ergebnisse haben feste Prüf-, Eskalations- und Abbruchwege.
Betrieb, Kosten und Wechsel des KI-Anbieters
Überwachung, Fehlerbehandlung, Pflege und einen möglichen Wechsel des KI-Modells oder Anbieters planen wir vor dem Piloten mit. Laufende Kosten weisen wir getrennt von der Entwicklung aus.
Woran wir den Erfolg messen
Vor dem Piloten halten wir Ausgangslage und Ziele fest. Welche Handgriffe, Suchzeiten und Abstimmungen fallen weg, wo entsteht neue Prüfarbeit? Wie oft sind Vorschläge direkt nutzbar? Laufen die Anbindungen stabil, und arbeitet das Team gern damit?
Was vor dem Start geklärt sein muss
Die Quellen müssen auffindbar, technisch erreichbar und für diese Nutzung freigegeben sein. Und es braucht eine verantwortliche Person aus dem Fachbereich, die Regeln, Testfälle und Qualitätsgrenzen beurteilt.
Nach denselben Regeln entwickeln wir unser eigenes internes KI-System für Vertrieb und Service. Es ist noch in Entwicklung.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu internen KI-Systemen.
Müssen wir unsere Software ersetzen?
Nein. Das interne KI-System arbeitet mit Ihren vorhandenen Programmen und greift über Schnittstellen auf sie zu. Ob eine Anbindung möglich ist, prüfen wir vor dem Start.
Was kostet ein internes KI-System?
Das hängt von Umfang, Systemen und Nutzerzahl ab. Nach einem Blick auf Ihren Ablauf bekommen Sie ein schriftliches Angebot, Entwicklung und Betrieb getrennt. Noch offen, wo sich KI lohnt? Dann zuerst die KI-Potenzialanalyse zum Festpreis von 1.900 € netto.
Wo landen unsere Daten?
Wo die KI läuft, bei Ihnen, auf einem Server in der EU oder bei einem Anbieter, legen wir vorher gemeinsam fest. Ohne ausdrückliche Vereinbarung gehen keine Unternehmensdaten an externe KI-Dienste.
Wie viel Arbeit macht das für unser Team?
Vor allem am Anfang: Eine Person aus dem Fachbereich erklärt den Ablauf, stellt Beispielfälle bereit und prüft im Piloten die Ergebnisse. Die technische Umsetzung übernehmen wir.
Nächster Schritt
Welcher Vorgang kostet Ihr Team heute am meisten Zeit?
Bringen Sie einen typischen Vorgang mit, gern anonymisiert. In 30 Minuten klären wir, ob ein internes KI-System passt oder Standardsoftware reicht, und wie ein erster Pilot aussieht. Persönlich mit Martin Trixner, kostenlos und unverbindlich.