Projektwissen
Das haben wir schon einmal gebaut. Nur wo liegen die Unterlagen?
Eine KI-Suche über Ihre Projektordner, Angebote und Protokolle findet frühere Lösungen auf eine Frage in eigenen Worten. Mit Fundstelle und, wenn es in den Unterlagen steht, mit dem Namen, wer damals daran gearbeitet hat. Für technische B2B-Betriebe, deren Wissen in vielen Jahren Projektarbeit steckt.
Projektordner, Lastenhefte, Stücklisten und Protokolle anbinden.
Findet den Gurtförderer auch, wenn nach einem Förderband gefragt wird.
Jede Angabe verweist auf das Originaldokument, sichtbar nur für Berechtigte.
Kurz beantwortet
Wie macht man Projektwissen durchsuchbar?
Man verbindet die vorhandenen Ablagen, also Projektordner, Angebote, Lastenhefte, Abnahmeprotokolle und Reklamationen, mit einer KI-Suche, die nach Bedeutung sucht statt nach Dateinamen. Zwei Bedingungen gehören von Anfang an dazu: Jede Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt, und die Suche zeigt nur, was die fragende Person auch in der Ablage öffnen darf. Begonnen wird klein: ein Bereich, echte Fragen Ihres Teams und ein Test, ob Antworten, Fundstellen und Rechte stimmen.
Was die Suche nicht leistet: Wissen, das nie aufgeschrieben wurde, findet sie nicht. Dafür braucht es Gespräche mit den Erfahrenen, bevor sie gehen.
Der Alltag
Das Wissen ist da. Es steckt nur in tausend Ordnern.
Im Vertrieb
Das alte Angebot liegt irgendwo.
Ein Kunde möchte „so etwas wie 2019, nur größer“. Das Angebot von damals heißt „Angebot_final_v3“ und liegt irgendwo unter „Projekte_alt“. Gefunden wird es per Rundmail, wenn sich jemand erinnert.
In der Technik
Die Lösung wird ein zweites Mal erarbeitet.
Ein Problem bei der Inbetriebnahme wurde vor Jahren schon einmal gelöst. Die Lösung steht in einem Abnahmeprotokoll, das heute niemand mehr kennt.
Generationenwechsel
Der Kollege geht in zwei Jahren in Pension.
Er kann jede Sonderlösung erklären. Was er weiß, steht zum Teil in seinen Ordnern und zum Teil nur in seinem Kopf.
Die übliche Dateisuche hilft dabei oft wenig, weil sie nach Wörtern sucht und nicht nach Bedeutung. Wer „Förderband“ eingibt, findet den „Gurtförderer“ dann nicht. Dazu kommt, dass jede Abteilung ihre Ordner anders angelegt hat.
So kann es aussehen
Eine Frage. Drei frühere Projekte. Die Fundstellen.
Der Innendienst fragt in eigenen Worten. Die Suche findet die passenden Projekte und zeigt zu jeder Angabe, woher sie stammt.
„Haben wir schon einmal einen Gurtförderer in Edelstahl für die Lebensmittelindustrie angeboten?“
2019: Angebot an eine Molkerei, kein Auftrag. Edelstahl 1.4301 laut Angebotstext.Projektordner 19-044, Angebot S. 3
2021: Angebot und Auftrag für einen Backwarenhersteller, mit Abnahmeprotokoll. Edelstahl laut Stückliste.Projektordner 21-112, Stückliste Rev. C
2023: Anfrage ohne Angebot.Projektordner 23-017
Im Abnahmeprotokoll 2021 ist ein Reinigungsproblem an den Umlenkrollen vermerkt. Die Änderung steht in der Stückliste Rev. C.Projektleitung 2021 laut Projektblatt: H. Berger
Ihr Team öffnet die Originaldokumente, bevor es die alte Lösung wiederverwendet.
Beispiel mit Beispieldaten – keine Kundenreferenz und keine Ergebnisgarantie.
So läuft es ab
Vom ersten Gespräch zum getesteten Pilot.
Ein Bereich, zum Beispiel die Projekte einer Produktlinie aus den letzten zehn Jahren, und rund 30 echte Testfragen. Danach entscheiden Sie: ausbauen, nachbessern oder stoppen.
01
Fragen sammeln
Was fragen Vertrieb, Technik und Service zu früheren Projekten? Wir sammeln echte Beispiele, keine erfundenen.
02
Ablagen sichten
Wo liegen Projektordner, Angebote und Protokolle? Was ist lesbarer Text, was ein alter Scan? Wer darf was sehen?
03
Pilot bauen und testen
Ihre Fachleute legen vorher fest, welche Projekte die richtige Antwort sind und ab wann der Pilot bestanden ist. Wir prüfen Treffer, Fundstellen und Zugriffsrechte, und ob die Suche ehrlich „nichts gefunden“ sagt.
04
Entscheiden
Sie entscheiden anhand der Testergebnisse, nicht anhand einer Vorführung.
Ehrlich gesagt
Was die Suche kann und was nicht.
Das kann sie
Finden, zusammenführen, Widersprüche zeigen
- Dokumente nach Bedeutung finden, auch wenn darin andere Begriffe stehen als in der Frage.
- Angaben aus mehreren Dokumenten zusammenführen, jede mit Fundstelle.
- Alte Projekte genauso finden wie neue, sofern die Unterlagen als Text lesbar sind.
- Widersprüche sichtbar machen, etwa zwei Fassungen einer Stückliste, statt still eine auszuwählen.
Das kann sie nicht
Wissen erfinden oder Fachleute ersetzen
- Wissen finden, das nie aufgeschrieben wurde.
- CAD-Modelle inhaltlich verstehen. Zeichnungen findet sie über Projektnummer, Stückliste und Begleitdokumente.
- Entscheiden, ob eine alte Lösung heute noch gilt. Das prüft Ihre Fachkraft.
- Garantieren, dass sie alles gefunden hat. Eine Fundstelle belegt, woher eine Angabe stammt, nicht, dass es keine weiteren gibt.
Unsere Empfehlung
Das Wissen in den Köpfen festhalten
Wer in den nächsten Jahren in Pension geht, erzählt vorher in kurzen Gesprächen, warum Sonderlösungen so gebaut wurden. Als Protokoll abgelegt, wird daraus durchsuchbares Projektwissen. Dabei unterstützen wir Sie als Teil des Digitalisierungsprojekts: Wir bereiten die Gespräche vor, halten sie als Protokoll fest und legen sie so ab, dass die Suche sie findet.
Passt das zu Ihnen?
Projektwissen durchsuchbar zu machen lohnt sich, wenn …
Varianten
… Sie viele ähnliche, aber nie gleiche Projekte bauen
Etwa Sonderanlagen oder Varianten einer Produktlinie.
Angebote
… neue Angebote oft auf früheren aufbauen
Und das Suchen nach dem passenden alten Angebot Zeit kostet.
Generationenwechsel
… erfahrene Kolleginnen und Kollegen in den nächsten Jahren gehen
Dann zählt, dass ihr Wissen in den Unterlagen auffindbar ist, solange sie noch Fragen beantworten können.
Und wenn nicht: Sind Ihre Projekte im ERP sauber verschlagwortet und die Suche dort reicht, brauchen Sie dafür keine KI. Auch das sagen wir Ihnen im Erstgespräch.
Wer dahintersteht
Beratung und Umsetzung aus einer Hand.
Sie sprechen mit dem, der Ihre Projektsuche auch baut.
Kundenprojekt · im Einsatz
KI-Wissensassistent für APIORIUM
Ein mehrsprachiger Website-Chatbot mit eigener Wissensbasis beantwortet Fragen zu Leistungen, Standorten und Produkten.
Persönlich
Martin Trixner
Entwickelt seit 2002 Software und Schnittstellen und ist zertifizierter AI-Automations-Manager.
Für Ihre Projekte
Intern mit Fundstellen und Rechten
Für Ihre interne Projektsuche kommen Fundstellen, Zugriffsrechte und die Anbindung Ihrer Ablagen dazu.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Projektwissen mit KI.
Reicht dafür nicht Microsoft 365 Copilot?
Manchmal ja. Copilot durchsucht, was in Microsoft 365 liegt und Sie lesen dürfen. Liegen Projektordner auf einem Fileserver, in einem älteren Archiv oder im ERP, findet Copilot sie ohne zusätzliche Anbindung nicht. Für manche Ablagen gibt es fertige Copilot-Connectoren, etwa für Windows-Dateifreigaben. Wir prüfen zuerst, ob das für Ihren Fall genügt, und sagen es Ihnen, wenn es genügt.
Müssen wir vorher unsere Ablage aufräumen?
Nein, nicht vollständig. Für den Pilot wählen wir einen Bereich. Veraltete Fassungen und Doppelungen markieren wir, was nicht hinein soll, bleibt draußen.
Wer sieht welche Projekte?
Dieselben Personen wie heute in Ihrer Ablage. Die Suche übernimmt die Rechte Ihrer Ablage, auch wenn sich diese ändern oder ein Dokument gelöscht wird. Das ist eine feste Abnahmebedingung: Vor dem Einsatz prüfen wir es mit Testfragen aus verschiedenen Rollen und mit geänderten Rechten.
Gehen unsere Projektunterlagen an externe KI-Dienste?
Nicht ohne ausdrückliche Vereinbarung. Wo die KI läuft und welche Daten sie dafür sieht, legen wir vor dem Pilot gemeinsam und schriftlich fest.
Was ist der Unterschied zur KI-Wissensdatenbank im Service?
Die Wissensdatenbank beantwortet Fragen aus Handbüchern und Serviceunterlagen. Hier geht es um abgeschlossene Projekte: was angeboten, gebaut und reklamiert wurde. Technisch ist es derselbe Baustein, Quellen und Fragen sind andere.
Was kostet das?
Das hängt von Menge und Art der Unterlagen, der Zahl der Nutzer und den Anbindungen ab. Nach Sichtung Ihrer Ablage bekommen Sie ein schriftliches Angebot, Umsetzung und Betrieb getrennt ausgewiesen. Wer zuerst klären will, wo KI im Unternehmen überhaupt lohnt, startet mit der KI-Potenzialanalyse kompakt für 1.900 € netto.
Weitere Einsatzmöglichkeiten:
Nächster Schritt
Welches frühere Projekt hat Ihr Team zuletzt gesucht?
Bringen Sie zwei, drei Fragen mit, die bei Ihnen zu früheren Projekten gestellt werden, und eine grobe Beschreibung Ihrer Ablage. Im kostenlosen Erstgespräch mit Martin Trixner klären wir, ob sich ein Pilot lohnt und welche Vorbereitung er braucht.